Hinweise zum Jahresende 2018

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Liebe Leserschaft,

ja: Das Jahresende kommt immer schneller als gedacht. Und ja: Am Jahresende steigen die offenen Aufgaben völlig diametral zur verfügbaren Zeit.

Aber: Unsere Hinweise sind die Lektüre wirklich wert. In aller Kürze und gebotener Präzision informieren wir Sie als Unternehmer über Aufbewahrungsfristen, Sonderabschreibungen, Wirtschaftsgüter, Betriebsvermögen, Bewirtungen, Pauschalversteuerung, Sachzuwendungen, Freibeträge und Vorabaufwendungen.

Für Privatpersonen beleuchten wir Freibeträge, haushaltsnahe Dienstleistungen und Verluste aus Aktienverkäufen.

Kürzer geht das nicht.

Miteinander aber immer gerne – rufen Sie uns einfach an.

Mit den besten Wünschen für Ihr Jahresende

Ihr
Gideon Scharfe

 


Folgende Themen lesen Sie im Einzelnen:

Für Unternehmen

Für Privatpersonen

 


Für Unternehmer

Aufbewahrungsfristen

Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden

Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31. Dezember 2018 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2008 und früher erfolgt ist
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2008 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2008

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2012 oder früher
  • Sonstige Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2012 oder früher.

Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden sollten.

Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind; dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umgesetzt wurden.

Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeutsame Dokumente sind in dem Format unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. im PDF- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (durch die Finanzverwaltung) nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Entsprechendes gilt für selbst erzeugte Dokumente, wie z. B. Ausgangsrechnungen.

Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt („gescannt“), muss das Verfahren dokumentiert werden, durch das insbesondere die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sichergestellt werden.

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung). Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

Sonderabschreibungen bei kleinen und mittleren Betrieben

Bei Anschaffung und Herstellung von beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens von Gewerbetreibenden und Freiberuflern können neben der normalen Abschreibung bis zu 20% der Aufwendungen gesondert abgeschrieben werden (vgl. § 7g EStG). Die Sonderabschreibung kommt bei Anschaffung bzw. Herstellung bis zum Jahresende in vollem Umfang für das Jahr 2018 in Betracht.

Bei geplanten Investitionen kann durch Berücksichtigung eines Investitionsabzugsbetrags in Höhe von 40% der voraussichtlichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten – maximal bis zu einem Betrag von 200.000 Euro – die steuerliche Wirkung der Abschreibungen vorgezogen werden; die Sonderabschreibung kann dann im Zeitpunkt der Investition (wenn diese innerhalb von 3 Jahren erfolgt) zusätzlich geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass die Wirtschaftsgüter mindestens bis zum Ende des auf die Investition folgenden Wirtschaftsjahres im Inland (fast) ausschließlich betrieblich genutzt werden.

Der Investitionsabzugsbetrag kann nur dann in Anspruch genommen werden, wenn folgende Größenmerkmale erfüllt sind: Bei Bilanzierenden darf das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres 235.000 Euro, bei Land- und Forstwirten der Wirtschaftswert 125.000 Euro nicht überschreiten; für Unternehmer, die den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, gilt eine Gewinngrenze von 100.000 Euro. Zu beachten ist, dass im Hinblick auf die Geltendmachung von Sonderabschreibungen die Größengrenzen für das Jahr gelten, das der Anschaffung des Wirtschaftsguts vorangeht.

Geringwertinge Wirtschaftsgüter

Abnutzbare, bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter, die bis zum 31. Dezember 2018 angeschafft werden, können in 2018 in voller Höhe abgeschrieben werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 800 Euro nicht übersteigen.

Für Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro ist bei Gewinneinkünften (wahlweise) die Bildung eines mit 20% jährlich abzuschreibenden Sammelpostens möglich; in diesem Fall ist für alle anderen in diesem Jahr angeschafften Wirtschaftsgüter eine Sofortabschreibung nur bei Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bis zur Höhe von

250 Euro zulässig.

Für Überschusseinkünfte (z. B. nichtselbständige Arbeit, Vermietung und Verpachtung) gilt ausschließlich die 800 Euro-Regelung.

Gewillkürtes Betriebsvermögen

Wirtschaftsgüter, die nicht überwiegend betrieblich genutzt werden, aber in einem gewissen objektiven Zusammenhang mit dem Betrieb stehen, können dem Betriebs-vermögen zugeordnet werden, wenn die betriebliche Nutzung mindestens 10%, aber höchstens 50% beträgt (sog. gewillkürtes Betriebsvermögen). Dies gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart, d. h. sowohl für Bilanzierende als auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln (z. B. Freiberufler).

Die Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen muss dabei zeitnah durch eine Einlage oder Entnahme in der laufenden Buchführung erfolgen. Insbesondere zum Jahresende ist zu prüfen, ob ein Wirtschaftsgut weiterhin als gewillkürtes Betriebsvermögen behandelt werden soll; ist dies nicht der Fall, ist eine entsprechende (erfolgswirksame) Entnahme im Rahmen der laufenden Buchführung z. B. für den Monat Dezember zu buchen.

Geschenke für Geschäftsfreunde/Bewirtungen

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Zuwendenden sind, dürfen insgesamt 35 Euro pro Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht übersteigen, sofern sie Betriebsausgaben berücksichtigt werden sollen. Nicht zu den Geschenken gehören z. B. Rabatte, Gewinne aus Verlosungen bzw. Gewinnspielen oder sog. Zugaben, d. h. Gegenstände, die Kunden im Zusammenhang mit einem Einkauf kostenlos zusätzlich erhalten, sowie Streuwerbeartikel, die z. B. auf Messen abgegeben werden.

Pauschalversteuerung

Sachgeschenke an Geschäftsfreunde sind – auch bei einem Wert von weniger als 35 Euro – bei den Empfängern regelmäßig steuerpflichtig. Der zuwendende Unternehmer kann stattdessen jedoch die hierauf entfallende Einkommensteuer pauschal mit 30% übernehmen (§ 37b EStG).

Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag oder Silberhochzeit) bis zu einem Wert von 60 Euro je Anlass bleiben beim Empfänger steuerfrei, die 35 Euro-Grenze für den Betriebsausgabenabzug beim Zuwendenden gilt jedoch ungeachtet dessen. Übersteigt die Zuwendung diesen Betrag, kommt ebenfalls eine Pauschalversteuerung in Betracht. Wird die Pauschalversteuerung angewendet, muss diese Regelung aber für alle im Wirtschaftsjahr gewährten Geschenke (an Geschäftsfreunde) vorgenommen werden.

Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden etc. (auch soweit eigene Arbeitnehmer teilnehmen) sind nur in Höhe von 70% steuerlich berücksichtigungsfähig; dabei müssen bestimmte Nachweispflichten erfüllt sein.

Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug von Geschenken und Bewirtungsaufwendungen ist außerdem, dass die Aufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).

Sachzuwendungen an Mitarbeiter

Aufwendungen des Arbeitgebers für Sachleistungen oder Geschenke an seine Arbeitnehmer können regelmäßig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden; sie sind allerdings grundsätzlich beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Handelt es sich um übliche Aufmerksamkeiten aus besonderem persönlichen Anlass (z. B. Blumen, Wein oder ein Buch zum Geburtstag oder zur Hochzeit), bleiben diese lohnsteuerfrei, wenn der Wert des Geschenks 60 Euro je Anlass nicht überschreitet.

Sonstige Sachbezüge (z. B. auch Warengutscheine) bleiben generell steuerfrei, wenn der Wert – ggf. zusammen mit anderen Sachbezügen – die Freigrenze von 44 Euro monatlich nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Für teurere Sachzuwendungen (z. B. im Rahmen von Incentive-Veranstaltungen oder für VIP-Eintrittskarten) kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für alle betroffenen Arbeitnehmer pauschal mit 30% übernehmen (vgl. § 37b EStG, ACHTUNG: Nach § 37b EStG pauschalversteuerte Zuwendungen sind aber regelmäßig nicht sozialversicherungsfrei!).

Freibetrag für Betriebsveranstaltungen

Zuwendungen an Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen (z. B. Bewirtungen auf einer Weihnachtsfeier) bleiben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit die Zuwendung bei höchstens zwei Veranstaltungen jährlich für den einzelnen Arbeitnehmer insgesamt nicht mehr als 110 Euro pro Veranstaltung beträgt. Für einen ggf. übersteigenden Teil kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25% (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG); die pauschalversteuerten Zuwendungen sind beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Vorabaufwendungen für 2019

Nicht regelmäßig wiederkehrende Aufwendungen, die beispielsweise im Januar 2019 fällig werden, können von nichtbilanzierenden Steuerpflichtigen bereits 2018 geleistet werden, wenn eine Steuerminderung noch in diesem Jahr beabsichtigt ist. Werden in diesen Fällen offene Lieferantenrechnungen noch 2018 bezahlt, mindert dies ebenfalls den steuerlichen Gewinn im Jahr 2018.

Lediglich bei Gegenständen des Anlagevermögens ist es für den Beginn der Inanspruchnahme der Absetzungen unerheblich, ob das Anlagegut bereits bezahlt ist. Entscheidend ist hier der Anschaffungs- oder Fertigstellungszeitpunkt.


 

Für Privatpersonen

Aufbewahrungspflicht bei Überschusseinkünften

Auch für Privatpersonen gilt eine Aufbewahrungspflicht (vgl. § 147a AO), wenn die Summe der positiven Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, aus Vermietung und Verpachtung sowie der ggf. nicht dem Abgeltungsteuerverfahren unterliegenden Kapitalerträge im vorangegangenen Kalenderjahr größer als 500.000 Euro (ggf. je Ehepartner) war. In diesem Fall müssen von Beginn des Folgejahres an die Aufzeichnungen und Unterlagen über die Einnahmen und Werbungskosten, die mit diesen Einkünften im Zusammenhang stehen, grundsätzlich 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht gilt – wie im betrieblichen Bereich – auch für elektronische Daten.

Die Aufbewahrungspflicht entfällt erst, wenn die Einkunftsgrenze von 500.000 Euro

5 Jahre in Folge nicht überschritten wurde. Somit sind auch entsprechende Unterlagen aus dem Jahr 2018 aufzubewahren, wenn in einem Jahr seit 2013 die Grenze überschritten wurde.

Haushaltsnahe Dienst-/Handwerkerleistungen

Für Ausgaben in Privathaushalten, z. B. für Putzhilfen,Reinigungsarbeiten oder Gartenpflege, aber auch für Pflege- und Betreuungsleistungen, kann eine Steuerermäßigung in Höhe von 20% der Kosten, höchstens bis zu 4.000 Euro, beantragt werden; für (Arbeitslohn-) Kosten bei Handwerkerleistungen (Wartungs-, Renovierungs- und Reparaturarbeiten, Erweiterungsmaßnahmen, Gartengestaltung etc.) gilt daneben ein Ermäßigungshöchstbetrag von 1.200 Euro (§ 35a Abs. 2 und 3 EStG). Soll noch für 2018 eine Steuerermäßigung geltend gemacht werden, muss die Bezahlung der Rechnung unbar bis zum 31. Dezember 2018 auf das Konto des Leistungserbringers erfolgen.

Verrechnung von Verlusten aus Aktienverkäufen

Kapitalerträge werden grundsätzlich durch einen – in der Regel von Kreditinstituten, Finanzdienstleistern und Banken vorgenommenen – Steuerabzug von 25% (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) besteuert; Verluste z. B. aus Aktiengeschäften werden von der Bank verrechnet bzw. auf das nächste Kalenderjahr vorgetragen. Sollen nicht verrechnete Verluste im Rahmen der Einkommensteuer-erklärung 2018 geltend gemacht werden, muss ein Antrag auf Verlustbescheinigung bis zum 15. Dezember 2018 bei der betroffenen Bank gestellt werden (§ 43a Abs. 3 Satz 5 EStG).